Confidentialité

Vous pouvez prendre connaissance de la plupart de vos renseignements personnels et les mettre à jour à partir de votre compte du RREO en ligne. Vous pouvez également demander l’accès à vos renseignements personnels en communiquant avec nous par écrit.

Vous pouvez corriger vos renseignements personnels en communiquant avec nous par écrit ou par téléphone.

Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Téléphone : (+1) (416) 226-2700
Sans frais : 1 (800) 668-0105 (Canada seulement)
Courriel : Inquiry@otpp.com
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada

Nous avons recours à des témoins, à des outils d’analyse et à d’autres technologies analogues pour évaluer la performance et la fonctionnalité de nos sites Web, y compris de votre compte du RREO en ligne. De telles technologies sont généralement utilisées pour améliorer l’expérience de navigation sur les sites, par exemple en mémorisant les identifiants de connexion et les préférences et en reconnaissant les utilisateurs ayant déjà visité le site. Veuillez consulter notre avis de confidentialité en ligne des visiteurs pour en savoir plus sur les données recueillies par les témoins et l’utilisation de ces technologies sur notre site Web.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès.

Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site. Vous ne pourrez pas utiliser la partie sécurisée du site Web à laquelle les participants ont accès. Vous pourriez également avoir à entrer plus souvent votre mot de passe durant votre session de navigation.

Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :

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Nous conservons principalement les renseignements personnels au Canada. Il arrive toutefois que certains tiers nous fournissant des services conservent les renseignements personnels nécessaires à la prestation de leurs services à l’étranger. Les renseignements personnels conservés hors du Canada peuvent être assujettis aux lois du pays où se trouve le tiers ou où les données sont conservées. Les lois en vigueur dans ce pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux ou aux tribunaux dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables au Canada.

Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus de l'évaluation des risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels à d’autres organisations ou individus.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels des participants à quelque personne ou entité que ce soit.

Nous révisons nos avis de confidentialité chaque année et les modifions au besoin de façon à ce que les renseignements personnels des participants soient traités adéquatement et conformément à nos politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée, ainsi que pour refléter les modifications pertinentes apportées aux lois, aux lignes directrices des instances concernées et aux normes de l’industrie.

Nous publions une mise à jour sur cette page Web relative à la protection de la vie privée chaque fois que nous modifions notre avis de confidentialité.

Lorsque vous communiquez avec notre centre d’appels, nous enregistrons votre conversation à des fins d’assurance de la qualité, de formation et d’administration du régime. Tous les renseignements personnels mentionnés durant l’appel sont traités conformément à nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d’une personne identifiable. Voici des exemples de renseignements personnels :

• Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, âge, identité de genre, opinions et préférences, adresse de protocole Internet (IP), etc.

Les renseignements personnels que le RREO recueille peuvent servir à diverses fins. Consultez la section « Utilisation » pour en savoir plus sur la façon dont différents renseignements personnels peuvent avoir différentes fonctions.

De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels que le RREO utilise proviennent principalement de trois sources : vous-même, les témoins et technologies analogues et les fournisseurs de services tiers.

• Vous : Lorsque vous accédez au site Web du RREO à l’adresse www.otpp.com (le « site Web »), lorsque vous nous transmettez un commentaire, une question ou une plainte et que vous devez fournir des renseignements supplémentaires pour nous permettre de vous aider, lorsque vous nous fournissez vos coordonnées pour recevoir des rapports ou des communications de notre part, ou encore dans le cadre de la gestion des placements du RREO ou de la réalisation de contrôles préalables.
• Témoins et technologies analogues, y compris les technologies optionnelles qui suivent les préférences marketing des utilisateurs : lorsque vous accédez au site Web, des témoins recueillent de l’information au sujet des pages que vous consultez, des liens sur lesquels vous cliquez et des autres actions que vous effectuez durant votre navigation.
• Fournisseurs de services tiers : lorsque vous interagissez avec le RREO ou son contenu diffusé par l’intermédiaire d’applications ou de sites Web tiers de réseautage social, il est possible que vous nous autorisiez à accéder à certains renseignements associés à votre compte de média social, comme votre nom, votre nom d’utilisateur, votre adresse de courriel et votre photo de profil.

Si vous fournissez des renseignements personnels sur le site Web en tant que participant au Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario, veuillez également consulter l’avis de confidentialité à l’intention des [participants].

Comment utilisons-nous et divulguons-nous vos renseignements personnels?

Le RREO recueille, utilise et partage les renseignements personnels vous concernant aux fins de gestion des activités de placement du RREO, des renseignements sur les participants et de leur expérience. Cela peut comprendre la compréhension de vos centres d’intérêt, de vos préférences et de vos besoins, la personnalisation de l’expérience en ligne des visiteurs et la présentation de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités pour le site Web. Voici quelques exemples de la façon dont le RREO utilise vos renseignements personnels :

• Notre Division des placements peut utiliser vos renseignements personnels pour comprendre de quelle façon vous avez recours aux placements du RREO et comment vous les gérez. Cela peut comprendre le recoupement des renseignements personnels que vous nous fournissez par le truchement du site Web avec ceux que nous conservons à propos de nos partenaires de placement, des occasions de placement potentielles ou de notre portefeuille de placements actuels.
• Vos coordonnées sont utilisées pour communiquer avec vous. Cela comprend les coordonnées que vous nous fournissez afin que nous puissions vous envoyer des communications régulières, comme le contenu des abonnements ou l’accès aux rapports que nous produisons.
• Les données collectives peuvent être utilisées pour la conception et la gestion du contenu et des fonctionnalités du site Web.
• Vos renseignements personnels peuvent servir à effectuer des recherches visant à mesurer notre public numérique et à rédiger des rapports sur la performance en matière de marketing et de communication.

Le RREO ou ses fournisseurs de services peuvent avoir recours à des outils utilisant l’intelligence artificielle, y compris la prise de décisions automatisée, pour nous aider à comprendre et à améliorer les services destinés aux visiteurs du site Web. Par exemple, ces outils peuvent nous permettre de créer du contenu pour notre site Web ou d’analyser la performance Web. Le RREO s’engage à utiliser vos données personnelles de façon éthique et il supervise l’élaboration et l’utilisation de ces outils. Le RREO pourrait être tenu d’évaluer la pertinence des outils utilisant l’intelligence artificielle, la nature délicate des données personnelles traitées, l’incidence sur les droits et libertés des personnes et le risque de partialité de ces outils s’ils sont utilisés pour la prise de décisions.

En accédant au site Web et en l’utilisant, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme il est décrit dans le présent avis. Nous nous assurerons d’obtenir votre consentement avant de vous envoyer d’autres communications ou du contenu d’abonnement de la part de RREO, comme des communications d’information ou des bulletins à propos de nos activités. Nous nous appuyons sur le présent consentement comme base juridique pour traiter vos renseignements personnels, mais lorsque nous traitons des renseignements personnels à votre sujet que vous ne nous avez pas fourni, nous pouvons aussi nous appuyer sur les bases juridiques de i) la conformité aux obligations juridiques et réglementaires; ii) notre intérêt légitime à comprendre les utilisateurs de notre site Web afin d’améliorer nos services; et iii) un intérêt public substantiel.

Vous pouvez choisir à tout moment de retirer votre consentement en communiquant avec nous par téléphone ou par courriel. Toutefois, selon la demande, cela peut signifier que nous ne serons pas en mesure de vous offrir le même niveau de service relatif à nos participants ou à nos placements. Vous pouvez également désactiver ou bloquer les technologies Web utilisées sur notre site Web, mais cela peut signifier que vous ne pourrez pas accéder aux services de notre site Web. Pour en savoir plus, consultez la section « Témoins » ci-dessous. Vous pouvez également demander la suppression de vos renseignements personnels de nos systèmes par téléphone ou courriel.

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que le RREO détient par téléphone ou par courriel.

Selon la province, l’État ou le pays où vous résidez, vous pouvez aussi avoir le droit de :

• demander à accéder à vos renseignements personnels qui ne vous sont pas facilement accessibles ou à les corriger;
• demander la suppression de vos renseignements personnels;
• demander des restrictions sur le traitement de vos renseignements personnels, ce qui vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos renseignements personnels, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement;
• demander le transfert de vos renseignements personnels à une autre partie (ce qu’on appelle la « portabilité des données »);
• vous opposer au traitement de vos renseignements personnels lorsque nous le faisons dans le cadre de nos intérêts légitimes;
• retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels;
• déposer une plainte auprès de l’autorité de réglementation de la protection de la vie privée de la province, de l’État ou du pays où vous vivez si vous croyez que le RREO a porté atteinte à l’un de vos droits.

Il peut toutefois arriver au RREO d’être dans l’impossibilité de vous donner accès à l’intégralité des renseignements personnels qu’il détient à votre sujet. Dans une telle situation, le RREO expliquera les raisons derrière sa décision au moment de répondre à votre demande. Par exemple, certains renseignements peuvent contenir des détails concernant d’autres personnes ou vous être dissimulés pour des raisons de sécurité ou pour des motifs juridiques ou commerciaux de nature exclusive.

Pour consulter les renseignements personnels qui ne vous sont pas facilement accessibles, veuillez en faire la demande par écrit en vous identifiant et en indiquant les renseignements dont vous souhaitez prendre connaissance ainsi que la façon dont nous pouvons communiquer avec vous.

Conseil du régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada
Courriel : communications@otpp.com

Vos renseignements peuvent être transmis à des tiers qui fournissent des services en notre nom. Voici quelques exemples de tiers auxquels le RREO communique vos renseignements personnels :

• Des fournisseurs de services d’analyses : vos renseignements personnels peuvent être divulgués pour effectuer le suivi et la surveillance de l’utilisation du site Web et créer du contenu pour celui-ci.
• Des fournisseurs d’outils d’engagement social : vos renseignements personnels peuvent être divulgués pour surveiller l’intérêt que vous entretenez l’égard du RREO et pour gérer les campagnes de marketing et de communication.
• Des partenaires publicitaires comme LinkedIn ou Google afin d’améliorer la segmentation de l’auditoire et de mieux comprendre la rentabilité générale de la campagne.
• Des fournisseurs d’outils de test A/B afin que nous puissions mieux comprendre la performance du site Web et de son contenu et ainsi perfectionner nos services et améliorer la fonctionnalité de notre site Web pour les visiteurs.

Il arrive que certains tiers fournissant des services à RREO se trouvent hors du Canada ou qu’ils conservent les renseignements personnels nécessaires à la prestation de leurs services à l’étranger. Les renseignements personnels conservés hors du Canada peuvent être assujettis aux lois du pays où se trouve le tiers ou où les données sont conservées. Les lois en vigueur dans ce pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux ou aux tribunaux dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables au Canada.

Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, le RREO impose au dit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Le RREO procède à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour fournir des services au RREO. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus de l’évaluation des risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.

Dans certaines situations, la loi autorise le RREO à utiliser et à divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. Par exemple, certains renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués dans le but de prévenir la fraude et d’enquêter à ce sujet, de protéger les droits, les intérêts et les biens du RREO, de ses employés et des participants au régime, ou encore advenant l’ordonnance d’un tribunal.

Le RREO conservera vos renseignements personnels pour la durée nécessaire au maintien et à l’amélioration de la performance du site Web ou dans les limites permises ou requises par la loi.

Dans certains cas, il se peut que nous anonymisions vos renseignements personnels afin qu’ils ne soient plus associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser de telles données anonymes à des fins professionnelles légitimes et comme il est permis par la loi, sans vous en informer davantage et sans votre consentement.

Pour toute question concernant la durée pendant laquelle le RREO conserve vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous au moyen des renseignements fournis.

Le RREO a recours à des témoins et à d’autres technologies analogues, y compris à des outils d’analyse, pour évaluer la performance et la fonctionnalité du site Web. L’information recueillie peut comprendre les pages visitées, le type de navigateur employé et son niveau de chiffrement ainsi que les adresses IP des visiteurs. Le RREO peut aussi utiliser de telles technologies pour recueillir de l’information sur les activités et préférences en ligne des visiteurs et utilisateurs de son site Web. Voici quelques exemples des données recueillies :

• Pages Web visitées
• Durée des visites
• Téléchargements réussis de ressources.

Ces données peuvent aider le RREO à mieux cerner les centres d’intérêt, les préférences et les besoins des visiteurs, à personnaliser leur expérience en ligne et à leur présenter de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités pour le site Web. Le RREO ne vend jamais vos renseignements personnels à d’autres organisations ou individus, mais il se peut que certains outils d’analyse fassent le suivi des comportements de navigation des utilisateurs, ce qui peut entraîner la diffusion de publicités en ligne.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès. Vous pouvez par exemple choisir de désactiver le suivi par Google Analytics ou Adobe Analytics.

Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site. Si vous désactivez les témoins, vous ne pourrez pas utiliser la partie sécurisée du site Web à laquelle les participants ont accès. Vous pourriez également avoir à entrer plus souvent votre mot de passe durant votre session de navigation.

Le RREO a mis en œuvre des mesures de protection conçues pour préserver les renseignements personnels contre le vol ou les pertes et contre les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés. Voici quelques exemples de la façon dont le RREO protège vos renseignements :

• Mesures administratives : Les employés sont formés relativement à nos pratiques en matière de protection de la vie privée et se voient uniquement accorder l’accès à l’analyse des données en cas de nécessité absolue pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions professionnelles.
• Mesures techniques : Des coupe-feu, le chiffrement des données et des contrôles de l’accès aux renseignements sont utilisés pour empêcher tout accès non autorisé.
• Mesures physiques : La production de documents papier contenant des renseignements personnels est déconseillée et limitée aux fonctions professionnelles légitimes. Les documents papier contenant des renseignements personnels qui sont générés sont expressément étiquetés à cet effet et conservés dans des classeurs verrouillés auxquels l’accès est restreint. Ils sont ensuite déchiquetés ou détruits d’une autre manière lorsqu’ils ne servent plus.

Nous examinons périodiquement les mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles protègent toujours vos renseignements personnels de façon adéquate.

Nous tenons à vous rappeler que la transmission de messages sur Internet, y compris par courriel, n’est jamais parfaitement sécurisée. Vous devriez faire preuve de prudence lorsque vous choisissez les informations à nous transmettre par courriel et la façon de les sécuriser. Le RREO prend les précautions nécessaires pour éviter de vous envoyer des renseignements personnels de nature délicate par courriel.

Le RREO ne vous enverra jamais de demandes non sollicitées par courriel pour obtenir de vous des renseignements personnels. Si vous recevez un courriel suspect qui semble être de notre part, ne l’ouvrez pas et communiquez avec nous immédiatement.

Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont le RREO traite vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le RREO :

Conseil du régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Téléphone : (+1) 416 226-2700
Sans frais : 1 800 668-0105 (Canada seulement)
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada
Courriel : communications@otpp.com

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels en communiquant avec le RREO par écrit.

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Courriel : communications@otpp.com

Le RREO a recours à des témoins et à d’autres technologies analogues, pour évaluer la performance et la fonctionnalité des sites Web. L’information recueillie peut comprendre les pages visitées, le type de navigateur employé et son niveau de chiffrement ainsi que les adresses IP des visiteurs. Le RREO peut aussi utiliser ces technologies pour connaître les activités et les préférences en ligne. Voici quelques exemples des données recueillies :

• Pages Web visitées
• Durée des visites
• Téléchargements réussis de ressources.

Ces données peuvent aider le RREO à mieux cerner les centres d’intérêt, les préférences et les besoins des visiteurs, à personnaliser leur expérience en ligne et à leur présenter de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités pour le site Web.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès. Vous pouvez également choisir de limiter ou de refuser l’utilisation de témoins pour le suivi de votre utilisation de notre site Web.

Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site. Si vous désactivez les témoins, vous ne pourrez pas utiliser la partie sécurisée du site Web à laquelle les participants ont accès. Vous pourriez également avoir à entrer plus souvent votre mot de passe durant votre session de navigation.

Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont le RREO traite vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le RREO :

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Sans frais : 1 800 668-0105 (Canada seulement)
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Le RREO ne vend pas les renseignements personnels à d’autres organisations ou individus.

L’avis de confidentialité du RREO fait l’objet d’un examen approfondi et est mis à jour au besoin pour que vos renseignements personnels soient traités adéquatement, conformément aux pratiques en matière de protection de la vie privée et aux exigences juridiques du RREO.

Nous publions une mise à jour sur cette page Web relative à la protection de la vie privée chaque fois que nous modifions notre avis de confidentialité.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d’une personne identifiable. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous recueillons au sujet des candidats potentiels :

• Coordonnées générales, comme vos nom, adresse de courriel, numéro de téléphone et adresse postale;
• Renseignements personnels comme l’âge et la date de naissance;
• Renseignements relatifs à l’emploi, aux études, aux intérêts personnels et aux références que vous fournissez dans votre curriculum vitæ, votre lettre d’accompagnement ou votre demande d’emploi, le pays où vous désirez travailler, votre autorisation d’emploi ou votre statut de visa;
• Renseignements démographiques et de nature délicate, comme le genre, l’auto-identification et les renseignements sociodémographiques, les demandes de mesures d’adaptation que vous fournissez et d’autres renseignements démographiques et de nature délicate.
  

Les renseignements personnels que nous recueillons servent principalement à évaluer votre admissibilité à l’emploi, mais certains peuvent être utilisés à d’autres fins. Consultez l’onglet [Utilisation] pour en savoir plus sur la façon dont différents renseignements personnels peuvent avoir différentes fonctions.

De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons principalement vos renseignements personnels directement auprès de vous, par exemple, lorsque vous nous présentez une demande, ou lorsque vous les fournissez lors d’un de nos événements ou à un recruteur. Nous pouvons aussi recueillir vos renseignements personnels auprès de tiers, y compris d’anciens employeurs ou de références, de cabinets de vérification des antécédents, d’agences de placement partenaires et de certaines plateformes comme LinkedIn.

Les types de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de ce que vous choisissez de nous fournir, mais peuvent comprendre ce qui suit :

• Renseignements d’ordre administratif, notamment les coordonnées que vous nous fournissez ou que vous mettez à notre disposition, votre statut de candidat et l’état de votre demande, ainsi que le(s) poste(s) qui pourrai(en)t vous intéresser ou qui vous conviendrai(en)t.
• Vos compétences, votre expérience, vos attestations, vos antécédents professionnels et scolaires, ainsi que tout contenu similaire qui se trouve habituellement dans une trousse de demande.
• Vos réponses aux questions (y compris les questionnaires, les entrevues et les évaluations) et votre performance lors des essais. Veuillez noter qu’il se peut que nous enregistrions les entrevues que nous effectuons, mais nous vous en informerons.
• Autres renseignements concernant l’évaluation de votre candidature, notamment les notes prises pendant l’entrevue et les résultats de la vérification des antécédents et des références.
• Renseignements généraux, comme votre date de naissance, votre citoyenneté, votre autorisation d’emploi, votre visa ou votre statut d’immigration.
• Données démographiques et renseignements relatifs aux mesures d’adaptation, comme votre identité de genre, vos pronoms, votre sexe, votre race, votre religion, votre origine ethnique, votre handicap, votre orientation sexuelle ou d’autres renseignements semblables. Veuillez toutefois noter que ces renseignements sont entièrement facultatifs et n’auront aucune incidence sur votre candidature.
  

De quelle façon utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels dans le but de vous recruter ou d’étudier votre candidature pour des occasions d’emploi actuelles et potentielles au sein de RREO, y compris pour évaluer vos compétences, vos qualifications et vos centres d’intérêt afin de déterminer si un poste vous convient. Nous pourrions notamment communiquer avec vous au sujet des postes disponibles, de votre statut de candidat ou du processus d’embauche. Dans le cadre de l’étude des possibilités d’emploi actuelles, nous utiliserons vos renseignements pour administrer le processus de recrutement, communiquer avec vous, confirmer votre admissibilité à travailler dans le territoire d’un bureau donné et effectuer des vérifications de vos antécédents et de vos références. Nous pourrions communiquer avec vous par courriel ou par message texte (p. ex., SMS). Vous pouvez toujours choisir de vous désabonner de ces communications ou de ne plus les recevoir. Vos renseignements personnels seront inscrits dans votre dossier d’emploi si votre candidature devait être retenue.

Si vous choisissez de nous fournir des données comprenant des renseignements démographiques et des renseignements sur les mesures d’adaptation, comme votre identité de genre, vos pronoms, votre sexe, votre race, votre religion, votre origine ethnique, vos handicaps, votre orientation sexuelle ou d’autres renseignements semblables, nous pourrons utiliser ces renseignements de façon groupée ou sous forme de statistique afin d’appuyer nos initiatives en matière d’équité et de diversité et nos programmes spéciaux similaires, y compris pour mesurer nos progrès dans la réalisation de nos objectifs en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.

Dans certaines circonstances, nous pourrions également utiliser vos renseignements pour :

• Gérer les demandes de mesures d’adaptation que vous soumettez.
• Effectuer des analyses pour trouver des moyens d’améliorer nos pratiques, nos processus et nos outils de gestion des talents (y compris des outils utilisant l’intelligence artificielle), combler les lacunes en matière de compétences et développer efficacement notre bassin de talents.
• Respecter nos obligations juridiques et nous conformer aux politiques internes du RREO.
• Nous protéger et protéger les parties prenantes, y compris nos biens, nos droits et nos intérêts juridiques.
  

De temps à autre, le RREO ou ses fournisseurs de services peuvent avoir recours à des outils utilisant l’intelligence artificielle, y compris la prise de décisions automatisée, pour nous aider à uniformiser et à améliorer nos pratiques et nos processus de gestion des talents. Par exemple, ces outils peuvent nous permettre de mettre en avant certains candidats ou postes en fonction de la correspondance perçue entre eux et les objectifs du RREO. Ils peuvent aussi nous aider à orienter notre recherche de candidats. Ces outils sont fondés sur le contenu substantiel à propos d’un candidat donné inclus dans les curriculum vitæ et ailleurs, ainsi que sur les renseignements relatifs aux objectifs du RREO. Le RREO s’engage à utiliser vos données personnelles de façon éthique et supervise l’élaboration et l’utilisation de ces outils. Le RREO pourrait être tenu d’évaluer la pertinence des outils utilisant l’intelligence artificielle, la nature délicate des données personnelles traitées, l’incidence sur les droits et libertés des personnes et le risque de partialité de ces outils s’ils sont utilisés pour la prise de décisions. Notre recours à l’intelligence artificielle ne remplace pas la prise de décision humaine et n’élimine pas les candidats ni les occasions potentielles.

En nous fournissant vos renseignements personnels, que ce soit par l’intermédiaire de notre portail de recrutement, d’un recruteur ou d’une plateforme comme LinkedIn, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme il est décrit dans le présent avis. Nous obtiendrons votre consentement avant de procéder à la vérification de vos antécédents ou de réaliser des évaluations psychologiques et/ou comportementales. Nous nous appuyons sur le présent consentement comme base juridique pour traiter vos renseignements personnels, mais lorsque nous traitons des renseignements personnels à votre sujet que vous ne nous avez pas fournis, nous pouvons aussi nous appuyer sur les bases juridiques de i) la conformité aux obligations juridiques et réglementaires (p. ex., droit du travail, lois sur la santé et la sécurité, droit de l’immigration); ii) notre intérêt légitime d’enquêter sur les candidats potentiels (mais seulement dans la mesure où celui-ci ne contrevient pas à vos intérêts, droits ou libertés); et iii) l’intérêt public substantiel (pour l’égalité des chances ou de traitement).

Vous pouvez choisir à tout moment de retirer votre consentement en communiquant avec nous par téléphone ou par courriel. Toutefois, selon la demande, cela peut signifier que nous ne pourrons pas considérer votre candidature. Vous pouvez également demander la suppression de vos renseignements personnels de nos systèmes par téléphone ou courriel.

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Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les corriger en vous connectant à votre profil et en le mettant à jour à partir de notre portail de recrutement en ligne, par téléphone ou par courriel.

Selon la province, l’État ou le pays où vous résidez, vous pouvez aussi avoir le droit de :

• demander à accéder à vos renseignements personnels qui ne vous sont pas facilement accessibles ou à les corriger;
• demander la suppression de vos renseignements personnels;
• demander des restrictions sur le traitement de vos renseignements personnels, ce qui vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos renseignements personnels, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement;
• demander le transfert de vos renseignements personnels à une autre partie (ce qu’on appelle la « portabilité des données »);
• vous opposer au traitement de vos renseignements personnels lorsque nous le faisons dans le cadre de nos intérêts légitimes;
• retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels;
• déposer une plainte auprès de l’autorité de réglementation de la protection de la vie privée de la province, de l’État ou du pays où vous vivez si vous croyez que le RREO a porté atteinte à l’un de vos droits.

Dans certains cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre demande. Dans une telle situation, nous vous expliquerons les raisons derrière notre décision au moment de répondre à votre demande. Par exemple, certains renseignements auxquels vous demandez l’accès peuvent contenir des détails concernant d’autres personnes ou vous être dissimulés pour des raisons de sécurité ou pour des motifs juridiques ou commerciaux de nature exclusive.

En ce qui concerne toute demande mentionnée ci-dessus, veuillez la présenter par écrit en vous identifiant et en fournissant les détails à :

Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Courriel : communications@otpp.com
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers et à d’autres entités du RREO aux fins décrites à la section « Utilisation » du présent avis de confidentialité. Cela comprend les parties suivantes :

• Autres entités du RREO à l’échelle mondiale ou nos fournisseurs de services (comme des conseillers professionnels, ainsi que des fournisseurs de services de TI et d’exploitation) aux fins décrites à la section « Utilisation » du présent avis de confidentialité.
•  Entités ou personnes qui répondent à nos vérifications d’antécédents et de références.
• LinkedIn ou d’autres plateformes lorsque nous vous identifions comme candidat ou lorsque vous présentez votre candidature pour un poste par le truchement de la plateforme.
• Autorités gouvernementales, de réglementation ou d’application de la loi, en réponse à une demande de renseignements légitime.
• Tout tiers dans la mesure où nous le jugeons nécessaire pour respecter nos obligations juridiques ou pour nous protéger ou protéger nos biens, nos droits ou nos intérêts.
  

Certaines parties auxquelles nous communiquons des renseignements personnels vous concernant peuvent se trouver à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, ou les y conserver. Les renseignements personnels conservés à l’étranger peuvent être assujettis aux lois des pays considérés. Les lois en vigueur dans ces pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux ou à d’autres tiers dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables dans votre région. Lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, nous prenons des mesures pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’un niveau de protection adéquat, par exemple en concluant des accords contractuels approuvés par les organismes locaux de réglementation de la protection de la vie privée (comme ceux approuvés par la Commission européenne et/ou le Parlement du Royaume-Uni). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les transferts internationaux, y compris des copies de nos accords contractuels, consultez l’onglet Nous contacter pour connaître nos coordonnées.

Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus de l’évaluation des risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.

Sauf indication contraire, vos renseignements ne seront pas utilisés à des fins de marketing ou de sollicitation de clientèle ou dans le cadre d’activités non liées au recrutement ou à l’embauche.

Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période raisonnable après notre relation avec vous en tant que candidat. Nous conservons ces renseignements pour diverses raisons juridiques et pratiques, y compris en cas de contestation juridique et pour nous aider à mieux comprendre, à analyser et à améliorer notre processus de recrutement, ainsi qu’à d’autres fins indiquées ci-dessus à la section « Utilisation ». Si votre candidature n’est pas retenue pour l’emploi que vous avez postulé, nous pouvons choisir de conserver vos renseignements personnels pendant une période raisonnable après votre demande initiale, au cas où nous considérerions que vous seriez apte à occuper de futurs postes que nous pourrions proposer. Vous pouvez toutefois demander la suppression de vos renseignements personnels de nos systèmes par téléphone ou courriel.

Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
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Sans frais : 1 877 812-7989 (Canada seulement)
Courriel : communications@otpp.com

Si vous vous voyez offrir et que vous acceptez un emploi auprès du RREO, certains des renseignements personnels recueillis durant les processus d’offre d’emploi et de recrutement seront inscrits dans votre dossier d’emploi. Dans une telle situation, nous conserverons vos renseignements personnels pour toute la durée de votre emploi auprès du RREO et pendant une période raisonnable par la suite.

Dans certains cas, il se peut que nous anonymisions vos renseignements personnels afin qu’ils ne soient plus associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser de telles données anonymes à des fins professionnelles légitimes et comme il est permis par la loi, sans vous en informer davantage et sans votre consentement.

Pour toute question concernant la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez  communiquez avec nous.

Nous avons recours à des témoins, à des outils d’analyse et à d’autres technologies analogues pour évaluer la performance et la fonctionnalité de nos sites Web. De telles technologies sont généralement utilisées pour améliorer l’expérience de navigation sur les sites, par exemple en mémorisant les identifiants de connexion et les préférences et en reconnaissant les utilisateurs ayant déjà visité le site. Veuillez consulter notre avis de confidentialité en ligne pour en savoir plus sur les données recueillies par les témoins et l’utilisation de ces outils sur notre site Web.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès.

Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site. Vous pourriez également avoir à entrer plus souvent votre mot de passe durant votre session de navigation.

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité conçues pour protéger vos renseignements personnels contre le vol ou les pertes et contre les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés. Voici quelques exemples de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels :

• Mesures administratives : Les employés sont formés relativement à nos pratiques en matière de protection de la vie privée et se voient uniquement accorder l’accès à vos renseignements personnels en cas de nécessité absolue pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions professionnelles.
• Mesures techniques : Des coupe-feu, le chiffrement des données et des contrôles de l’accès aux renseignements sont utilisés pour empêcher tout accès non autorisé.
• Mesures physiques : La production de documents papier contenant des renseignements personnels est déconseillée et limitée aux fonctions professionnelles légitimes. Les documents papier contenant des renseignements personnels sont expressément étiquetés à cet effet et conservés dans des classeurs verrouillés auxquels l’accès est restreint. Ils sont ensuite déchiquetés ou détruits d’une autre manière lorsqu’ils ne servent plus.
  

Nous examinons périodiquement les mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles protègent toujours vos renseignements personnels de façon adéquate.

Nous tenons à vous rappeler que la sécurité des transmissions de messages sur Internet, y compris par courriels et par le truchement des portails Web, ne peut pas être entièrement garantie. Vous devriez faire preuve de prudence lorsque vous choisissez les informations à nous transmettre par courriel et la façon de les sécuriser. Nous prenons les précautions nécessaires pour ne pas avoir à vous envoyer par courriel des renseignements personnels de nature délicate, comme les renseignements officiels/nationaux relatifs à votre identité (tels que votre NAS, votre SSN, les données de votre carte d’identité, etc.), votre date de naissance, vos numéros de comptes bancaires et les noms de vos bénéficiaires, etc.

Nous ne vous demanderons jamais de renseignements personnels par l’intermédiaire d’un courriel non sollicité. Si vous recevez un courriel suspect qui semble être de notre part, ne l’ouvrez pas et communiquez avec nous immédiatement.

Pour toute question ou préoccupation relative à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou à tout autre élément mentionné dans cet avis, veuillez communiquer avec nous :

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Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada

Vous pouvez prendre connaissance de la plupart de vos renseignements personnels et les mettre à jour à partir de notre portail de recrutement en ligne. Vous pouvez aussi modifier vos renseignements personnels en communiquant avec nous par écrit ou par téléphone.

Vous pouvez corriger les renseignements personnels qui ne vous sont pas facilement accessibles en communiquant avec nous par écrit ou par téléphone.

Vous pouvez également demander l’accès à vos renseignements personnels en communiquant avec nous par écrit.

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Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada

Nous avons recours à des témoins, à des outils d’analyse et à d’autres technologies analogues pour évaluer la performance et la fonctionnalité de notre site Web. De telles technologies sont généralement utilisées pour améliorer l’expérience de navigation sur le site Web, par exemple en mémorisant les identifiants de connexion et les préférences et en reconnaissant les utilisateurs ayant déjà visité le site. Veuillez consulter notre avis de confidentialité en ligne pour en savoir plus sur les données recueillies par les témoins et l’utilisation de ces outils sur le site Web du RREO.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès.

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Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période raisonnable après notre relation avec vous en tant que candidat. Nous conservons ces renseignements pour diverses raisons juridiques et pratiques, y compris en cas de contestation juridique et pour nous aider à mieux comprendre, à analyser et à améliorer notre processus de recrutement, ainsi qu’à d’autres fins indiquées ci-dessus à la section « Utilisation ». Si votre candidature n’est pas retenue pour l’emploi que vous avez postulé, nous pouvons choisir de conserver vos renseignements personnels pendant une période raisonnable après votre demande initiale, au cas où nous considérerions que vous seriez apte à occuper de futurs postes que nous pourrions proposer. Vous pouvez toutefois demander la suppression de vos renseignements personnels de nos systèmes par téléphone ou courriel.

Dans certains cas, il se peut que nous anonymisions vos renseignements personnels afin qu’ils ne soient plus associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser de telles données anonymes à des fins professionnelles légitimes et comme il est permis par la loi, sans vous en informer davantage et sans votre consentement.

Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :

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Les données peuvent être conservées au Canada ou auprès de tiers qui nous fournissent des services. Certaines parties auxquelles nous communiquons des renseignements personnels vous concernant peuvent se trouver à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, ou les y conserver. Les renseignements personnels conservés à l’étranger peuvent être assujettis aux lois de ces pays. Les lois en vigueur dans ces pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux ou à d’autres tiers dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables dans votre région. Lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, nous prenons des mesures pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’un niveau de protection adéquat, par exemple en concluant des accords contractuels approuvés par les organismes locaux de réglementation de la protection de la vie privée (comme ceux approuvés par la Commission européenne et/ou le Parlement du Royaume-Uni). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les transferts internationaux, y compris des copies de nos accords contractuels, consultez la section « Nous contacter » pour connaître nos coordonnées.

Dès que des renseignements personnels sont transmis à un fournisseur de services tiers, nous imposons audit fournisseur de services des obligations contractuelles visant à protéger ces renseignements et à limiter leur utilisation aux fins nécessaires à la prestation du service. Nous procédons à un contrôle préalable en matière de confidentialité et de sécurité auprès de tous les tiers retenus pour nous fournir des services. Cet exercice vise à déterminer si un fournisseur de services tiers potentiel maintient les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques nécessaires à la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession, en plus de l’évaluation des risques d’atteinte à la vie privée découlant de l’entente envisagée avec ledit fournisseur de services.

Nous révisons nos avis de confidentialité régulièrement et les modifions au besoin de façon à ce que vos renseignements personnels soient traités adéquatement et conformément à nos politiques, procédures et pratiques en matière de protection de la vie privée, ainsi que pour refléter les modifications pertinentes apportées aux lois, aux lignes directrices des instances concernées et aux normes de l’industrie.

Nous publions une mise à jour sur cette page Web relative à la protection de la vie privée chaque fois que nous modifions notre avis de confidentialité.

Il est possible que nous enregistrions les entrevues téléphoniques et vidéo afin de déterminer si votre candidature convient à l’emploi que vous avez postulé ou encore à d’autres postes actuels ou futurs.

What is personal information?

Les renseignements personnels sont des renseignements à propos d’une personne identifiable. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pourrions recueillir à votre sujet :

• Coordonnées générales comme l’adresse, le courriel et le numéro de téléphone
• Renseignements personnels comme l’âge et la date de naissance
• Renseignements sur l’emploi, comme l’entreprise qui emploie, le rôle professionnel, les antécédents professionnels, les relations d’affaires avec le RREO, l’autorisation d’emploi, le statut de visa ou toute autre preuve du droit au travail
• Renseignements démographiques et de nature délicate, comme le genre, l’auto-identification et les renseignements sociodémographiques, les demandes de mesures d’adaptation
• Tout autre renseignement personnel qui peut être traité de façon indirecte si vous communiquez avec nous et tout autre renseignement que vous fournissez aux entreprises ou aux entités dans lesquelles le RREO investit ou peut investir (ces renseignements étant décrits plus en détail dans l’avis de confidentialité de l’entreprise pertinente), etc.
  

Renseignements personnels que nous recueillons peuvent servir à diverses fins. Consultez l’onglet Utilisation pour en savoir plus sur la façon dont différents renseignements personnels peuvent avoir différentes fonctions.

De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels que nous utilisons proviennent de diverses sources.

• De votre part : Vous pouvez nous fournir des renseignements personnels, notamment par téléphone, par vidéoconférence, par courriel ou par correspondance postale, lors de conférences ou d’événements du secteur, en fournissant des renseignements au RREO dans le cadre d’une transaction, d’une fonction, d’une interaction, d’une occasion ou autre.
• À partir de nos systèmes : Si vous participez à des échanges par courriels, à des appels téléphoniques, à des vidéoconférences ou à d’autres formes de communications avec nous, nos systèmes informatiques peuvent enregistrer les détails de ces conversations, y compris parfois leur contenu.
• Autres sources : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès d’autres sources, comme des renseignements accessibles au public ou des renseignements personnels à votre sujet fournis par des tiers, y compris les partenaires, les sociétés affiliées et les fournisseurs de services tiers du RREO, et les entreprises avec lesquelles le RREO peut effectuer des transactions ou avec lesquelles il peut investir.
  

De quelle façon utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir et utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes et pour permettre au RREO de répondre aux besoins de l’entreprise et de s’acquitter de ses obligations juridiques :

• Conserver les coordonnées pour notre répertoire de contacts.
• Organiser des événements et d’autres rencontres entre vous et des représentants du RREO.
• Envoyer des communications promotionnelles et de marketing, notamment des renseignements sur les tendances économiques et commerciales, ainsi que des communications concernant les affaires, les événements, les présentations et les occasions du RREO.
• Effectuer des recherches visant à mesurer le public numérique et à rédiger des rapports sur la performance en matière de marketing et de communication.
• Effectuer des analyses pour déterminer les indices de référence et mieux comprendre la diversité des conseils d’administration des sociétés qui composent le portefeuille et des cadres supérieurs de ces sociétés.
• Utiliser des outils (y compris des outils de prise de décisions automatisés et utilisant l’intelligence artificielle) pour combler les lacunes et gérer efficacement nos placements. Pour en savoir plus à ce sujet, voir ci-dessous.
• Exploiter, gérer et évaluer le rendement de nos placements, y compris ceux des sociétés du portefeuille et des gestionnaires de fonds tiers.
• Assurer l’exploitation, l’administration et l’amélioration de nos établissements et de nos locaux.
• Faire le suivi de la présence aux réunions du conseil d’administration des sociétés de notre portefeuille.
• Relativement à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de réclamations ou de litiges juridiques, et pour enquêter sur des pertes ou des dommages réels ou soupçonnés concernant des personnes ou des biens, ou pour les prévenir, ou encore pour protéger nos intérêts.
• Faciliter toute transaction réelle ou potentielle en lien avec le RREO, notamment en ce qui concerne :
  • la vérification des conflits d’intérêts;
  • la vérification de l’identité des personnes;
  • le contrôle préalable et la vérification des antécédents;
  • les vérifications relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent;
  • l’évaluation des transactions potentielles;
  • la mise à jour des registres de placements;
  • la déclaration des opérations et des transactions;
  • la gestion des transactions conclues;
  • l’analyse statistique et les études de marché;
  • la mise à jour des registres de placements;
  • la conformité à nos obligations réglementaires et juridiques, y compris l’évaluation et la gestion des risques;
  • la détection et la prévention de la fraude et de toute autre activité illégale;
  • la protection de nos droits et de nos intérêts juridiques;
  • la demande de conseils auprès de nos conseillers professionnels, y compris des comptables, des avocats et d’autres conseillers, et leur réception;
  • l’organisation et la tenue de réunions et d’événements;
  • le marketing général d’entreprise, y compris les rapports sur les tendances macroéconomiques et d’autres analyses commerciales et économiques;
  • l’envoi régulier des mises à jour qui vous sont destinées sur les activités, les événements, les présentations et les occasions du RREO.
    

De temps à autre, le RREO ou ses fournisseurs de services peuvent avoir recours à des outils utilisant l’intelligence artificielle, y compris la prise de décisions automatisée, pour nous aider à uniformiser et à améliorer la gestion des placements et les occasions de placement. Par exemple, ces outils peuvent nous permettre de mettre en lumière certaines occasions de placement d’après l’analyse du rendement des entreprises et des objectifs du RREO. Ils peuvent aussi nous aider à trouver des candidats à l’interne et des candidats aux postes d’administrateurs pour les sociétés de notre portefeuille. Le RREO s’engage à utiliser vos données personnelles de façon éthique et il supervise l’élaboration et l’utilisation de ces outils. Le RREO pourrait être tenu d’évaluer la pertinence des outils utilisant l’intelligence artificielle, la nature délicate des données personnelles traitées, l’incidence sur les droits et libertés des personnes et le risque de partialité de ces outils s’ils sont utilisés pour la prise de décisions.

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels que dans la mesure permise par la loi.

Consentement

En nous fournissant vos renseignements personnels, en participant à un placement ou à une occasion de placement, en étant un client, un employé ou un membre du conseil associé à une société de portefeuille, ou en fournissant des renseignements à un tiers pour des activités de contrôle préalable, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme il est décrit dans le présent avis. Dans la mesure du possible, le RREO ou les sociétés de notre portefeuille obtiendront votre consentement avant d’entreprendre tout processus de vérification des antécédents, toute activité liée au conseil ou toute enquête.

Nous nous appuyons sur ce consentement comme base juridique pour traiter vos renseignements personnels, mais lorsque nous traitons des renseignements personnels à votre sujet que vous ne nous avez pas fourni, nous pouvons aussi nous appuyer sur les bases juridiques suivantes :

• Respect des obligations juridiques : lorsque l’utilisation des renseignements personnels est nécessaire pour satisfaire à nos obligations juridiques ou réglementaires (p. ex., droit du travail, lois sur la santé et la sécurité, lois sur l’immigration);
• Intérêts légitimes : l’utilisation des renseignements personnels est nécessaire dans notre intérêt légitime, dans la mesure où celui-ci ne contrevient pas à vos intérêts et droits fondamentaux, y compris notre intérêt légitime à diriger les activités du RREO en envisageant ou en concluant certaines transactions; et
• Intérêt public substantiel : pour assurer l’égalité des chances ou de traitement.
  

Dans certaines situations, la loi nous autorise à utiliser et à divulguer des renseignements personnels vous concernant sans votre consentement. Par exemple, vos renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués si une ordonnance du tribunal l’exige.

Si nous avons recours à la prise de décision automatisée, y compris au moyen d’outils d’intelligence artificielle, nous ne le ferons que dans les cas suivants :

• elle est nécessaire à l’entrée en vigueur d’un contrat;
• elle est autorisée par la loi nationale; ou
• nous avons obtenu votre consentement explicite à cette fin. 
  

Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos renseignements personnels. Il peut toutefois nous arriver d’être dans l’impossibilité de vous donner accès à l’intégralité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Dans une telle situation, nous vous expliquerons les raisons derrière notre décision au moment de répondre à votre demande. Par exemple, certains renseignements peuvent contenir des détails concernant d’autres personnes ou vous être dissimulés pour des raisons de sécurité ou pour des motifs juridiques ou commerciaux de nature exclusive.

Vous pouvez demander que nous apportions des corrections aux renseignements personnels inexacts ou incomplets que nous détenons en communiquant avec nous par téléphone, par courriel ou en personne.

Les lois applicables peuvent vous accorder d’autres droits à l’égard de vos renseignements personnels, notamment :

1. Votre droit de vous opposer au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances.
2. Votre droit à l’effacement : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos renseignements personnels dans certaines circonstances.
3. Votre droit à la restriction du traitement : vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances.
4. Votre droit à la portabilité des données : vous avez le droit de demander à ce que nous transférions les renseignements personnels que vous nous avez fournis à une autre organisation ou à vous, dans certaines circonstances.
5. Votre droit à la rectification : vous avez le droit de demander que des données personnelles inexactes soient rectifiées ou complétées si elles sont incomplètes.
6. Votre droit d’être informé : vous avez le droit d’être informé de la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels. C’est à cela que servent nos politiques sur la protection de la vie privée.
7. Votre droit d’accès : pour consulter les renseignements personnels qui ne vous sont pas facilement accessibles, ou pour présenter une autre demande conformément à vos droits en vertu de la loi applicable, veuillez déposer une demande par écrit en vous identifiant et en indiquant les renseignements que vous souhaitez examiner (le cas échéant) ainsi que la façon dont nous pouvons communiquer avec vous.
   

Dans certains cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre demande. Dans une telle situation, nous vous expliquerons les raisons derrière notre décision au moment de répondre à votre demande. Par exemple, certains renseignements auxquels vous demandez l’accès peuvent contenir des détails concernant d’autres personnes ou vous être dissimulés pour des raisons de sécurité ou pour des motifs juridiques ou commerciaux de nature exclusive.

Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Courriel : communications@otpp.com
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada

Vos renseignements personnels peuvent aussi être communiqués à divers destinataires, au besoin, aux fins décrites ci-dessus. Voici des exemples de destinataires auxquels nous pouvons communiquer vos renseignements personnels :

• Autres sociétés du RREO : y compris les filiales et les sociétés affiliées du RREO ainsi que leurs sociétés respectives et celles faisant partie de leur portefeuille.
• Tiers qui fournissent des services aux sociétés du RREO : y compris les fournisseurs de services du RREO, les services d’envoi postal, les services de sondage, les fournisseurs de systèmes de TI, les fournisseurs de services de communication, les cabinets d’avocats, les comptables, les auditeurs, les administrateurs, les fournisseurs de services de vérification des références et des antécédents, les fournisseurs de services de DEI et d’autres fournisseurs de services. 
• Bénéficiaires dans un contexte de transaction : y compris les bénéficiaires liés à des investissements réels ou potentiels dans les activités ou les actifs des sociétés du RREO ou des sociétés du portefeuille du RREO, ou à la vente de ces activités ou actifs, ou encore à l’acquisition des activités (ou d’une partie des activités) des sociétés du RREO ou des sociétés du portefeuille du RREO par une tierce partie, y compris :
  • les fournisseurs de services tiers qui traitent les renseignements personnels pour nous;
  • les agences de référence pour le crédit;
  • les intermédiaires financiers;
  • les conseillers professionnels, comme les comptables, les avocats ou les autres conseillers;
  • les autres personnes qui s’intéressent ou qui participent, ou qui envisagent de s’intéresser ou de participer, à une transaction mettant en cause le RREO, y compris des co-investisseurs, des conseillers et d’autres fournisseurs de services de financement; ou
  • les auditeurs du RREO.
• Autorités  : y compris les organismes gouvernementaux, réglementaires et fiscaux, les tribunaux et les autres organismes d’enquête ou d’application de la loi.
• Autres bénéficiaires : y compris vos collègues et tout autre membre du personnel de l’organisation que vous représentez ou à laquelle vous appartenez.
  

Certains bénéficiaires traiteront vos renseignements personnels en notre nom à titre de sous-traitants. D’autres peuvent déterminer les fins et les moyens du traitement de vos renseignements personnels en tant que contrôleurs et peuvent, conformément aux lois applicables, être autorisés à divulguer vos renseignements personnels à d’autres tiers.

Certaines parties auxquelles nous communiquons des renseignements personnels vous concernant peuvent se trouver à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, ou les y conserver. Les renseignements personnels conservés à l’étranger peuvent être assujettis aux lois de ces pays. Les lois en vigueur dans ces pays peuvent exiger que les renseignements personnels soient communiqués aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux ou à d’autres tiers dans des circonstances différentes de celles qui seraient applicables dans votre région. Lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur de la province, de l’État ou du pays où vous résidez, nous prenons des mesures pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’un niveau de protection adéquat, par exemple en concluant des accords contractuels approuvés par les organismes locaux de réglementation de la protection de la vie privée (comme ceux approuvés par la Commission européenne et/ou le Parlement du Royaume-Uni). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les transferts internationaux, y compris des copies de nos accords contractuels, consultez l’onglet « Nous contacter » pour connaître nos coordonnées.

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou permis :

• Pour nous, dans le cadre de nos activités professionnelles légitimes et pour nous acquitter de nos obligations contractuelles.
• En vertu de la loi, pour nous acquitter des obligations juridiques et réglementaires qui s’appliquent à nous.
  

Pour toute question concernant la durée de conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.

Nous avons recours à des témoins, à des outils d’analyse et à d’autres technologies analogues pour évaluer la performance et la fonctionnalité de nos sites Web. De telles technologies sont généralement utilisées pour améliorer l’expérience de navigation sur les sites, par exemple, en reconnaissant les utilisateurs ayant déjà visité le site. Veuillez consulter notre avis de confidentialité en ligne pour en savoir plus sur les données recueillies par les témoins et l’utilisation de ces technologies sur notre site Web.

Vous pouvez toujours bloquer, supprimer ou désactiver ces technologies si votre navigateur, votre application ou votre appareil le permettent. Veuillez examiner les paramètres de votre appareil et de votre navigateur pour autoriser les témoins en totalité ou en partie ou pour en bloquer complètement l’accès.

Veuillez noter qu’en bloquant les témoins ou d’autres technologies analogues, vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de l’ensemble des fonctions, des services, des applications ou des outils du site.

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles et des mesures de sécurité conçues pour protéger vos renseignements personnels contre le vol ou les pertes et contre les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés. Voici quelques exemples de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels :

• Mesures administratives : Les employés sont formés relativement à nos pratiques en matière de protection de la vie privée et se voient uniquement accorder l’accès à vos renseignements personnels en cas de nécessité absolue pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions professionnelles.
• Mesures techniques : Des coupe-feu, le chiffrement des données et des contrôles de l’accès aux renseignements sont utilisés pour empêcher tout accès non autorisé.
• Mesures physiques : La production de documents papier contenant des renseignements personnels est déconseillée et limitée aux fonctions professionnelles légitimes. Les documents papier contenant des renseignements personnels sont expressément étiquetés à cet effet et conservés dans des classeurs verrouillés auxquels l’accès est restreint. Ils sont ensuite déchiquetés ou détruits d’une autre manière lorsqu’ils ne servent plus.
  

Nous examinons périodiquement les mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles protègent toujours vos renseignements personnels de façon adéquate.

Nous tenons à vous rappeler que la transmission de messages sur Internet, y compris par courriel, n’est jamais parfaitement sécurisée. Vous devriez faire preuve de prudence lorsque vous choisissez les informations à nous transmettre par courriel et la façon de les sécuriser. Nous prenons les précautions nécessaires pour ne pas avoir à vous envoyer par courriel des renseignements personnels de nature délicate, tels que votre NAS, votre date de naissance, vos numéros de comptes bancaires et les noms de vos bénéficiaires.

Nous ne vous demanderons jamais de renseignements personnels par l’intermédiaire d’un courriel non sollicité. Si vous recevez un courriel suspect qui semble être de notre part, ne l’ouvrez pas etd communiquez avec nous immédiatement.

Pour toute question ou préoccupation quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :

Régime de retraite des enseignantes et des enseignants de l’Ontario
Téléphone : (+1) (416) 226-2700
Sans frais : 1 (800) 668-0105 (Canada seulement)
Courriel : communications@otpp.com
Adresse postale : 160, rue Front Ouest, bureau 3200, Toronto (Ontario), M5J 0G4, Canada